Библиотека, читать онлайн, скачать книги txt

БОЛЬШАЯ БИБЛИОТЕКА

МЕЧТА ЛЮБОГО


Для чего нужен регламент

ПРОБЛЕМА: Кардинальное изменение ситуации на финансовых рынках потребовало от компаний не только скорректировать свои стратегии, но и сделать поправку на кризис во всех бизнес-процессах. В результате многие положения и внутренние регламенты, касающиеся работы, в том числе и финансовой службы, необходимо переписывать практически заново. Каким минимальным требованиям должна соответствовать внутренняя регламентирующая документация? РЕШЕНИЕ: Ситуация, когда, казалось бы, хорошо продуманный и проработанный регламент превращается в формальность и не используется в работе, знакома многим. Причины могут быть совершенно разными — нет детальных указаний к действию, регламент не соответствует реальным процессам, наконец, сотрудникам просто не понятны сумбурно изложенные требования. Чтобы избежать подобных проблем при составлении очередного «указания к действию», достаточно следовать нескольким простым правилам. Чтобы разобраться с требованиями к «хорошему» регламенту, для начала нужно определиться с главным, кому и зачем он нужен. Зачастую все положения создаются в большей степени для менеджмента высшего и среднего звена. В этом заключается основная ошибка регламентации, которая зачастую сводит всю работу на нет. При разработке регламентов забывают об ожиданиях и потребностях того, кто будет ими пользоваться — исполнителей. Другими словами, во внутренних инструкциях нет четких и однозначных указаний к действию. ОПЫТ ПРАКТИКА Владимир Белов, финансовый директор ООО «Торговый дом Для чего нужен регламент без границ»: «Работа по разработке регламентов, безусловно, важный этап на пути оптимизации управленческих процессов компании. Зачастую менеджмент в процессе работы решает одни и те же проблемы, связанные с несогласованными действиями структурных подразделений, отсутствием четких задач и критериев оценки результатов деятельности. Проще говоря, мы тратим время на те вопросы, которые в нормальных условиях и не должны были возникнуть. Регламентация бизнес-процессов может решить многие из этих проблем. Особенно это актуально в условиях для чего нужен регламент. С одной стороны, текущая ситуация требует от менеджмента более гибкого подхода, «ручного» управления, а с другой — несогласованные действия и ошибки исполнителей сегодня чреваты для компании серьезными неприятностями. Регламенты должны выступать как некий сдерживающий фактор, защита от эмоций и необдуманных действий». МНЕНИЕ ПРАКТИКА Елена Тябутова, финансовый директор компании «Инмарко»: В период нестабильности очень хочется быть гибким — легко приспосабливаться к быстро меняющемуся миру. А любой регламент — для чего нужен регламент гибкости. Поэтому регламенты не нужны. Казалось бы, правильное рассуждение. Но давайте посмотрим, в каких аспектах мы должны быть гибкими? Мы каждый день хотим по-разному обслуживать клиентов для чего нужен регламент зависимости от настроения исполнителей? Или мы хотим по-разному производить свою продукцию? Или сроки поставки для нас теперь не важны? Мы хотели бы поддержать с трудом завоеванную репутацию. Чтобы это все было, должна быть хорошо отлаженная работа персонала, должны быть отработаны процессы и регламенты. Тогда где же должна быть гибкость? Гибкость должна быть в стратегическом управлении, в маркетинге. Можно привести следующую аналогию: пожарная команда не знает, где будет завтра пожар. Но она хорошо натренирована для чего нужен регламент сможет слаженно работать в различных обстоятельствах. У пожарной команды есть регламенты. Каждый знает, что делать, но они работают в очень нестабильной среде. Я думаю, что необходимо в вопросах регламентации брать пример с пожарной команды». Многие полагают, что, если зафиксировать принципы на верхнем и среднем уровне управления, результат гарантирован. На самом деле этого не всегда достаточно. Основной смысл регламентации — донести до исполнителя в простой и доступной форме четкие правила выполнения тех или иных действий. С этой для чего нужен регламент зрения регламентация только верхнего уровня процессов деятельности недостаточно, так как конкретный продукт конкретного качества производят исполнители — рабочие и служащие. Поэтому основной эффект от регламентации будет получен при формулировании четких и понятных правил именно им. При этом зачастую из-за различных объективных нехватка времени и для чего нужен регламент нехватка знаний специфики причин формирование регламента поручают непосредственно исполнителям. «Они лучше знают специфику своей работы и смогут составить для чего нужен регламент четкие инструкции» — как бы того ни хотелось, руководствоваться такой логикой нельзя. Иначе с большой долей вероятности вы получите регламент из серии «я могу делать» или «я хочу делать», а это не всегда то, что нам нужно от их деятельности и от качества для чего нужен регламент результатов. Только руководитель можете формулировать требования к деятельности, и никак не наоборот. Единственное, нельзя забывать о том, что все должно быть просто, понятно, доступно. С этой точки зрения хороший регламент обязательно должен отвечать следующим критериям: — определять зоны ответственности сотрудников за выполняемые работы; — содержать требования к содержанию работ что ты должен сделать, чтобы достичь требуемого результата ; — содержать однозначные требования к результатам работ; — содержать измеримые критерии оценки эффективности работ качеству работ. Причем все перечисленное должно быть максимально конкретным, не содержать лишней воды и слов о высоком. В противном случае заставить людей работать по невнятным инструкциям, в которых они окончательно запутались, будет очень непросто. СТРУКТУРА ПРОЦЕССОВ Итак, задача разработки регламентов всецело в компетенции менеджмента. Но весь вопрос в том, какие именно руководители и для чего нужен регламент какие регламенты отвечают. Кто должен разрабатывать, например, регламент процесса «годового бюджетирования» — финансовый директор или руководитель планово-экономического отдела? Для того чтобы разобраться с «разделением труда», необходимо выстроить иерархию бизнес-процессов, на основе которой можно будет четко ответить на подобный вопрос. ОПЫТ ПРАКТИКА Владимир Белов: «Выбрать того, кто способен написать тот или иной регламент — задача нетривиальная. Выходом может стать привлечение внешнего специалиста, который внимательно изучит все уровни процесса в деталях и переложит информацию в регламент. Другой вариант — назначить сотрудника из штата компании, который владеет максимумом информации о существующих процессах и обладает полномочиями для изучения любых направлений деятельности». У бизнес-процесса для чего нужен регламент одна нехорошая особенность для чего нужен регламент разноуровневость. Любой процесс в компании, к сожалению, это не просто «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих для чего нужен регламент в выходы», как это трактуют стандарты ISO. Это многоуровневая структура, состоящая как минимум из следующих иерархических уровней в порядке укрупнения : — операция — минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая на «автомате». Например, нажать «Ctrl B» в редакторе MS Word, чтобы выделить слово жирным текстом. Естественно, что любая операция когда-то была действием; — действие — несколько последовательно выполняемых операций, после выполнения которых исполнитель осуществляет осознанный контроль. Например, заполнить приходно-кассовый ордер или выписать разовый пропуск. Причем, выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на возможности профессионала; — процедура — несколько последовательно выполняемых действий одним конкретным исполнителем, приводящим к получению некоего результата деятельности, передаваемого другому участнику процесса. В зависимости от процесса этот результат может быть документом электронное письмо, служебная записка, факс…предметом сырье на складе, полуфабрикаты на линии и т. Например, заключенный договор причем учтенный в бухгалтерии, подшитый архивариусом и т. Например, управление персоналом, финансами, производством, логистикой и т. Подобная структура приводит к тому, что с точки зрения регламентации все достаточно сильно усложняется. Описать при помощи одного положения все пять уровней практически невозможно. Кроме того, для разных уровней процессов будут отличаться и «потребители регламентов» со своими требованиями к простоте, наглядности, понятности и т. Это значит, что, если описать все эти уровни в одном документе, на выходе будет труд в объеме, приблизительно равном роману «Война и мир», читать и работать по которому скорее всего никто не будет. Для того чтобы решить эту проблему и создать рабочий регламент, существует четыре основных принципа, на которых остановимся подробнее. БЫСТРЫЙ ОТВЕТ НУЖНО ЛИ ОБЛАДАТЬ СПЕЦИАЛЬНЫМИ НАВЫКАМИ И ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОДУКТАМИ ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ? Опыт и навыки никогда лишними не бывают, хотя нарисовать схему бизнес-процесса под силу для чего нужен регламент «нетренированному» человеку. Что касается специализированных форматов информационных систем, а здесь не все так для чего нужен регламент. Интернет пестрит советами, тренингами и т. Требования к моделированию для этих для чего нужен регламент будут разными. Обусловлено это тем, что в первом случае нам важно понять роль IТ-системы и требования к ней. Для чего нужен регламент дальнейшем созданные схемы будут использованы для постановки задачи на автоматизацию, разработку программного обеспечения и т. Во втором — нам нужно, чтобы модели были просты, понятны и однозначно воспринимались тем же грузчиком или оператором крана. Грузчик со знанием и пониманием eEPC — дело, для чего нужен регламент, почетное, только, как правило, бессмысленное. Поэтому, как правило, с такой задачей можно справиться, используя подручные средства MS Office и для чего нужен регламент три заветных слова: просто, понятно, доступно исполнителю. РАЗЛОЖИТЬ Для чего нужен регламент ПО УРОВНЯМ Регламентировать процессы нужно в жестком соответствии с уровнями детализации. Для этого компании необходимо создать систему внутренних положений инструкций. Обычно такая система состоит из нескольких видов документов см. За уровень БПБУ должны отвечать разрабатывать, осуществлять контроль и вовремя корректировать линейные руководители. В этом случае они становятся менеджерами процессов базового уровня управленцами нижнего звена, несущими ответственность за достижение того или иного результата ов БПБУ. Основные требования к регламентам, рабочим инструкциям и т. Причем важно понимать, до какого уровня регламентировать деятельность. На практике бытует два полярных мнения. Первое — описать все вплоть до операций — «шаг влево, шаг вправо — попытка к бегству, расстрел». И второе — задать принципы, а остальное — забота руководителя: как он решит, так и будет. На самом деле второй вариант имеет право на существование и очень эффективен в небольших компаниях с численностью персонала, не превышающей 50—300 человек, в зависимости от отрасли. Но, когда компания уже достаточно большая и устойчивая, оперативность и гибкость уже имеют иной смысл, который называется «хаос». Проиллюстрировать это можно таким примером. В крупной российской компании ответственный за планирование производства сотрудник ежедневно в 11 вечера отдавал в цеха посменный план производства в надежде на то, что все будет произведено вовремя. В компании не хватало производственных мощностей, и она торговала практически с колес. На утро выяснялось, что произведено совершенно не то, что указано в плане, потому что какой-нибудь руководитель какого-нибудь отдела звонил в 12 ночи, удивлялся, почему так мало запланировано нужной только ему продукции и от сбалансированного плана не осталось и следа. В подобной ситуации без жесткого описания процесса до уровня конкретных исполнителей не обойтись. Ибо у каждого руководителя свои цели, часто они разнонаправлены, и даже если в отдельно взятом подразделении все хорошо, то в компании — бардак. Но при составлении регламента нет никакого смысла спускаться до уровня операций. Хотя бы потому, что это долго и не всегда оправданно. Квалифицированный сотрудник должен обладать необходимой компетенцией: водитель — уметь водить, бухгалтер — знать план счетов и т. В противном случае не совсем понятно, как они оказались в компании. Лучше всего останавливаться в регламентах на уровне действий, которые звучат, например, так: «проверяет первичные документы на предмет того-то и того-то», «открывает в 1С 7. СХЕМА ПРОЦЕССА — ОСНОВА РЕГЛАМЕНТА Для примера: что, с точки зрения компании, будет значимым результатом бизнес-процесса поставки сырья и вспомогательных материалов СиВМ : — сырье на складе; — сырье на складе и первичные документы, переданные в бухгалтерию; — сырье на складе и первичные документы, переданные в для чего нужен регламент, а также проведенная в бухгалтерском учете поставка. Значит, в процессе поставки СиВМ будут задействованы не только кладовщики, грузчики, но и бухгалтеры. Все эти исполнители будут задействованы и отражены в одном бизнес-процессе, поэтому для чего нужен регламент руководствоваться одним регламентом. И чтобы увидеть нюансы его взаимосвязей и не наделить лишней работой, желательно заранее полностью представлять, как все происходит. И для этого нужна модель схема. Без схемы бизнес-процесса, которая будет выступать в качестве приложения, создать хороший регламент невозможно. Схема решает основную проблему регламента — представление процесса как некоей последовательности процедур и действий по достижению того или иного значимого, с точки зрения компании, результата. Для разработки внутренних для чего нужен регламент и положений схема бизнес-процесса, с одной стороны, должна быть информативна, а с другой — просто и понятно отображать процесс пример приведен на схеме. БЫСТРЫЙ ОТВЕТ КАКОВЫ ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОЛОЖЕНИЯМ О СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ? Основные требования к положениям о для чего нужен регламент управления, о направлении деятельности и т. ЖЕСТКАЯ СТРУКТУРА Хороший регламент должен быть жестко структурированным. Причем структура документа должна быть однозначно связана со схемой бизнес-процесса. Регламент дополняет, «расшифровывает» схему, на основании которой он разрабатывается. Если это не так, вместо «жестких требований» на выходе будет «сочинение на вольную тему», как, например, в следующем фрагменте: «…специалист отдела маркетинга оценивает прибыльность объекта. Если небольшой по стоимости объект находится в большой отдаленности от расположения производственных подразделений и требует значительных затрат на перебазировку, для чего нужен регламент объект является неприбыльным. Если же удаленный объект является крупным по стоимости и предполагает длительные сроки строительства, такой объект является прибыльным. Прибыльными также являются объекты, находящиеся для чего нужен регламент непосредственной близости от производственных подразделений…» В приведенной схеме есть очень жесткая структура — в ней пять основных полей. Четыре по вертикали: для чего нужен регламент «Исполнители», в этом поле указывается должность или роль, которая выполняет ту или иную процедуру бизнес-процесса; — «Процедуры», в этом поле указывается название процедуры и перечень действий исполнителей если это необходимо ; — «Условия исключения », в этом поле указываются все возможные ветвления результатов процедуры исполнителя в зависимости от принимаемых для чего нужен регламент в рамках процедуры решений обозначены на схеме ромбиком ; — «Результаты», в этом поле указываются все результаты, которые приходят к исполнителю входы процедуры либо которые производятся исполнителем в той или иной процедуре выходы процедуры. И одно поле по горизонтали — в нем один исполнитель «любой сотрудник ЦФО», финансовый директор, генеральный директор и т. Соответственно регламент бизнес-процесса должен для чего нужен регламент аналогичную структуру. В принципе все это можно представить в таблице, где для чего нужен регламент горизонтали поля указано: кто делает, что делает и т. К сожалению, работать в таблицах с большим количеством текста очень неудобно. Документ получается большим, текст в колонках длинный и сжатый, читать его будет неудобно. Плюс к этому у процедуры может быть не одно условие исключениеа несколько. Для того чтобы сохранить все положительные свойства табличного представления и при этом нивелировать все его основные минусы, необходимо добавить недостающие поля, пронумеровать их и вспомнить из курса математики такое понятие, как транспонирование матрицы. В итоге получим следующую структуру текста: Для чего нужен регламент процедуры N — n. Что делает какие действия совершает при выполнении процедуры. Для чего нужен регламент является результатом процедуры. Требования к процедуре и результатам. Описания первого исключения или условия выполнения процедуры. Описания второго исключения или условия выполнения процедуры. Описания m-ого исключения или условия выполнения процедуры. Большая часть работы сделана. Но у любого бизнес-процесса всегда есть начало входы в БП и результаты всего процесса в целом выходы. Конечно, даже из предлагаемой структуры документа можно будет найти, что приходит в процесс, а что является выходом. Но если вспомнить о принципе удобства регламента, то более верным будет сделать под описание входов и для чего нужен регламент отдельный раздел. Кроме того, в регламенте нужно указать должности, ответственные за управление и за достижение результатов. Ну и наконец, «хороший» документ всегда имеет такие стандартные разделы, как: назначение, содержание, термины и сокращения и т. В результате окончательная структура регламента должна выглядеть приблизительно следующим образом: 1. Условия и ограничения: a. Требования к процедурам: a. Контроль и ответственность: a. Теперь регламент точно будет устанавливать взаимодействие исполнителей должностных лиц при выполнении работ в рамках описываемого бизнес-процесса базового уровня. По-другому его теперь просто не напишешь, так как документ содержит жесткий перечень обязательных разделов связанных со схемой БП. Любой сотрудник Формирование заявки на платеж, а именно:— получает счета на оплату;— проверяет наличие реквизитов;— проверяет наличие договора;— заполняет форму заявки на платеж;— и т. Положительным результатом процедуры являются: 1 оформленная заявка на осуществление платежа;2 Корректно заполненный счет на оплату Счет на оплату и заявка на осуществление платежа должны быть переданы бюджет-менеджеру до 12 часов пятницы Исключений нет 2. Руководитель ЦФО Проверка заявок, формирование планов для чего нужен регламент ЦФО на неделю, а именно:— проверяет обоснованность заявки действительно ли данные расходы необходимы ;— в случае необходимости уточняет срочность и обоснованность платежей у исполнителей;— проверяет наличие всех реквизитов;— вносит все утвержденные им заявки в форму плана для чего нужен регламент указывая статью бюджета и номер проекта, если заявка относится к конкретному проекту ;— высылает заполненный план платежей ЦФО на неделю бюджет-менеджеру Положительным результатом процедуры является заполненный план платежей ЦФО на неделю, высланный бюджет-менеджеру План платежей ЦФО на неделю должен быть заполнен согласно установленной форме см. FIN-FM-005 и выслан бюджет-менеджеру до 14. НИКАКОЙ СВОБОДЫ ТВОРЧЕСТВА Чтобы в для чего нужен регламент всех усилий получить хороший регламент, важно обязательно ограничить «свободу творчества» разработчика. Другими словами, задать жесткие правила на стиль изложение текста. В противном случае с большой долей вероятности, регламент будет звучать так: «…специалист Отдела Маркетинга согласует с ЗамГенДиректора решение об участии в торгах и фиксирует в плане-графике конкурсной работы приложение 2 сроки конкурса по конкурсу, формирует пакет квалификационных документов с заявкой на прохождение ПКО в соответствии с требованиями КК, изложенными в Инструкции участникам конкурса, который организатор конкурса предоставляет участникам…». Этот фрагмент, с одной стороны, хорош тем, что достаточно четко формулирует требования к деятельности специалиста отдела маркетинга. Но вот только из текста понять их очень сложно. Чтобы не совершать подобных ошибок, существует пять простых правил изложения: — прямой порядок слов кто, что, когда, как. К сожалению, русский язык настолько богат и могуч, что можно так лихо завернуть предложение, а то и целый абзац, что у каждого прочитавшего его будет стойкое понимание того, что и как нужно делать; — предложения простые. Все сложносочиненные или сложноподчиненные предложения нещадно разбиваются на части; — предложения короткие. Если в предложении необходимо перечислить документы, действия, требования и т. Это значит, что все неоднозначные предложения должны быть дополнительно расшифрованы и пояснены либо не используются вообще; — ассоциации, «игры разума», демонстрацию излишних знаний использовать строго воспрещается. БЫСТРЫЙ ОТВЕТ НА КАКИЕ ВОПРОСЫ ДОЛЖНА ОТВЕЧАТЬ МОДЕЛЬ ПРОЦЕССА? Вне зависимости от методики описания модель процесса должна отвечать на следующие основные вопросы: — каковы «входы» и «выходы» процесса? Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Подписаться Некорректные прогнозы на ближайший год 22.



copyright © moskvapropiska.ru